Du har säkert sett bokstäverna "n/a" på någon blankett eller i ett Excel-ark. Kanske undrade du vad det betyder, eller kanske skrev du bara över de utan att tänka. Förkortningen dyker upp överallt i tabeller, formulär och databaser. Det är faktiskt mycket vanligare än de flesta tror. Idag ska vi reda ut mysteriet bakom dessa tre tecken.

Från engelska till svenska n/a:s hemliga historia

Förkortningen "n/a" kommer från engelska och betyder två saker: "not applicable" (inte tillämplig) eller "not available" (inte tillgänglig). Ibland står det även för "no assignment" eller "no answer", men dessa varianter är ovanligare. Ursprungligen användes n/a i engelskspråkiga dokument för att snabbt markera att en uppgift saknades eller att en fråga inte var relevant. Med tiden spred sig förkortningen från engelsktalande länder till resten av världen och till Sverige. (Det är lite roligt att en engelsk förkortning är nästan obligatorisk överallt nu.) Idag finns den överallt i svenska administrativa texter, särskilt inom IT och forskning. Den gamla pappersblanketten från sjuttiotalet hade kanske bara ett tomt fält. Nu skriver vi explicit "n/a" för att visa att vi menar något specifikt.

Var möter du n/a och hur använder du det rätt

Du stöter på n/a när du fyller i formulär online eller arbetar i Excel. Tänk skillnaden mellan ett helt tomt fält och n/a. Ett tomt fält betyder att ingen har angett något. N/a däremot säger: "Den här informationen är inte tillämplig här." I Excel kan du få ett särskilt felvärde som skrivs "#N/A" det betyder att något i formeln inte fungerar som det ska. Många använder n/a för att organisera data bättre. På svenska kan du skriva "ej" istället för n/a i vissa fall, men n/a är en internationell standard som alla förstår oavsett språk.

Praktiska tips när du använder n/a:

• Använd n/a när något inte är relevant för en viss rad eller kolumn
• Skriv "ej tillgänglig" eller bara "ej" om du vill vara tydligare på svenska
• I Excel: använd funktionen ÄRSAKNAD() för att kontrollera om ett värde är #N/A
• Förklara n/a första gången du använder det, om läsaren kanske inte är van vid det
• Lämna aldrig fältet helt tomt om du menar att uppgiften inte är relevant skriv n/a istället

Excel hanterar n/a annorlunda än ett vitt papper gör. En dator kan inte gissa vad ett tomt fält betyder. Det kan betyda att du glömde att fylla i det, eller att det inte finns någon data, eller att det inte är relevant (och där blev det lätt förvirrande). Men n/a säger det klart: uppgiften är inte tillämplig här.

Du har nu lärt dig något som många inte bryr sig om att förstå. N/a är inte bara en slumpmässig förkortning det är en smart lösning som gör din data mycket mer organiserad. Nästa gång du ser n/a i ett dokument eller en tabell vet du exakt vad det betyder. Och nästa gång du fyller i ett formulär själv kan du skriva n/a utan dåligt samvete. Du använder bara en internationell standard som redan miljontals människor använder för att hålla ordning på sin information.